Feedback und Feedforward

RICHTIG FEEDBACK GEBEN MIT DER FEEDBACK-FORMEL

5. März 2019

Wer kennt die Szene? Sie erleben einen Kollegen, der in Teamsitzungen häufig abwesend scheint und E-Mails checkt. Doch als sie das Verhalten ansprechen, reagiert die Person mit Abwehr. Muss ein Feedbackgespräch wirklich auf diese Weise enden? Ganz im Gegenteil! Wir verraten Ihnen, wie Rückmeldungen mit der Feedback-Formel zu einem Gewinn für alle werden.

Feedback + Feedforward = Erfolg

Aus zahlreichen Studien wissen wir, dass Feedback Klarheit schafft, Leistung steigert und vor Burnout schützt. Während das Feedback ein zentrales Element ist, um Rückmeldungen über vergangene Verhaltensweisen zu geben, rückt im Kontext von Arbeit 4.0 das Konzept des Feedforward in den Vordergrund: Diese zukunftsorientierte Rückmeldeart legt den Fokus darauf, Neues in der Zukunft entstehen zu lassen. Es ist produktiver, Mitmenschen dabei zu unterstützen, besser zu handeln, als ihnen zu beweisen, dass an ihnen etwas nicht stimmt. Dabei stellt sich der Feedforward-Geber Fragen des Gelingens (“Wie kann die Person XY erreichen?”) und baut diese gezielt in Rückmeldegespräche ein.

Drehen Sie einen Erfolgsfilm

Erinnern Sie sich noch an die Szene im Teammeeting? Spulen Sie den Film etwas zurück und starten Sie erneut beim Ausgangspunkt. Sie nehmen wahr, wie Ihr Kollege im Meeting unaufmerksam ist und möchten ihm dies rückmelden. Nun wenden wir die Feedback-Formel an und lassen uns über den weiteren Verlauf des Gespräches überraschen.

In unserer Formel fügen wir fünf zentrale Elemente aneinander, die wir später detailliert betrachten:

Feedback und Feedforward

Konkrete Situation benennen

+ Beobachtetes Verhalten beschreiben

+ Veränderungsvorschlag

+ Vorteil kommunizieren

+ Wertschätzung

= Konstruktives Feedback

Arrangieren Sie zuerst das passende Filmset

Bevor wir die Akteure in unserem Film weiterspielen lassen, werfen wir einen Blick auf die Rahmenbedingungen für den Drehort.

  • Kreieren Sie eine sichere Umgebung: Während Sie wertschätzendes Feedback durchaus vor einer Gruppe geben können, sollten Sie kritisches Feedback nur unter vier Augen ausführen. Niemand möchte vor der Gruppe bloßgestellt werden.
  • Wählen Sie das richtige Timing: Bieten Sie Ihr Feedback zeitnah an. Jedoch: Bei akuten Konflikten sollten Sie zuerst für Abkühlung sorgen, indem Sie etwa kurz an die frische Luft gehen oder ein paar tiefe Atemzüge nehmen, damit alle wieder kühle Köpfe haben.
  • Fokussieren Sie auf das, was sein soll: Vermeiden Sie Verneinungen („Ich will, dass du in Meetings nicht mehr auf dein Smartphone schaust!“), sondern formulieren Sie, was Sie sich stattdessen wünschen („Ich möchte, dass du erst nach den Meetings wieder auf dein Handy schaust!“).
  • Beschreiben Sie präzise: Vermeiden Sie Killerwörter, wie „immer“, „nie“, „nur“. Verwenden Sie stattdessen präzisere Beschreibungen, wie etwa „die letzten beiden Male“, „häufig“, „letztes Mal“ etc.
  • Fokussieren Sie sich auf eine konkrete Verhaltensweise: Auch wenn Sie mehrere Aspekte rückmelden möchten, beziehen Sie sich auf eine Situation.

Die fünf Elemente der Feedback-Formel

Element #1: Situation benennen

Beginnen Sie Ihr Feedbackgespräch, indem Sie auf die Situation verweisen, zu der Sie rückmelden möchten. Verwenden Sie dabei die Vergangenheitsform, denn diese vermittelt ihrem Gegenüber, dass das alte Verhalten in der Vergangenheit stattgefunden hat, aber in Zukunft etwas Neues möglich ist: „Letzte Woche dienstags während des Teammeetings habe ich gesehen, …“

Element #2: Beschreiben Sie das Verhalten sinnesspezifisch genau

Icon: sehen
Ich habe gesehen …
Icon: hören
Ich habe gehört …
Ich habe gefühlt …

Benennen Sie das Verhalten, indem Sie aussprechen, was Sie mit Ihren Augen gesehen, mit Ihren Ohren gehört und mit Ihrem Körper gefühlt haben. Beschreiben Sie eine Verhaltensweise und kritisieren Sie nicht die ganze Person. Statt zu sagen: „Du warst unaufmerksam!“, beziehen Sie sich ausschließlich auf die beobachtbaren Handlungen: „Ich habe gesehen, wie du während des Teammeetings letzten Dienstag ein paar Mal auf dein Handy geschaut hast.“

Element #3: Bieten Sie eine Handlungsanleitung für die Zukunft an

„Mehr als die Vergangenheit interessiert mich die Zukunft, denn in ihr gedenke ich zu leben.“ (Albert Einstein)

Nun kommt das Feedforward ins Spiel: Lenken Sie die ganze Aufmerksamkeit auf die Zukunft. Stellen Sie sich vor dem Gespräch die Frage: “Wie kann die Person es in Zukunft anders machen?” Formulieren Sie Ihre Ideen wie ein Filmregisseur als konkrete Handlungsanleitungen für seine Schauspieler, damit ihr Gegenüber auch wirklich weiß, was sie oder er zukünftig tun kann: „Bitte schalte in Zukunft dein Handy erst wieder nach dem Meeting ein!“ Oder als Idee formuliert: „Ich frage mich, wie es für dich wäre, wenn du in Zukunft dein Handy erst nach dem Meeting betätigen würdest?“

Element #4: Betonen Sie den Gewinn des neuen Verhaltens

Für Ihr Gegenüber ist es leichter, Ihre Rückmeldung anzunehmen, wenn Sie es wissen lassen, wofür Ihnen Ihr Veränderungswunsch wichtig ist. Beantworten Sie sich hierfür im Vorhinein die Frage: “Was ist (uns beiden) durch die neue Verhaltensweise möglich?” und sprechen Sie dies im Gespräch aus. Sie können beispielsweise erwähnen: „Mir ist es wirklich wichtig, dass du mit deiner Aufmerksamkeit ganz bei uns bist, weil ich dadurch deine Meinung berücksichtigen kann.“ Beispiele für Gewinne von konstruktiven Verhaltensweisen können erleichterte Zusammenarbeit, mehr Verbundenheit im Team oder etwa bessere Verständlichkeit sein.

Element #5: Das Beste kommt zum Schluss

Gelungenes Feedback endet mit einer Wertschätzung des Feedback-Nehmers. Hier können Sie sowohl Komplimente zu bestimmten Leistungen als auch zur Person an sich machen: “Danke fürs Zuhören. Ich will Ihnen noch sagen, dass es eine große Freude ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten!” oder “Ich schätze Ihre Hingabe für die Arbeit wirklich!” oder “Generell möchte ich mich bei Ihnen bedanken, Ihre Unterstützung ist eine große Erleichterung für mich!” Finden Sie mindestens einen Aspekt, den Sie authentisch wertschätzen. Dieses Sahnehäubchen zum Schluss kann bei Ihrem Gegenüber tatsächlich Wunder bewirken!

Checkliste

  1. Wann und wo genau hat das unerwünschte Verhalten stattgefunden?
  2. Welches Verhalten habe ich gesehen/gehört/gefühlt?
  3. Welches Verhalten soll “stattdessen” stattfinden?
  4. Was ist der gemeinsame Gewinn dieses “Stattdessen”?
  5. Wofür schätze ich die Person?

Quellen

Demerouti, E., Bakker, A. B., Nachreiner, F., & Schaufeli, W. B. (2001). The job demands-resources model of burnout. Journal of Applied psychology, 86(3), 499.

Hakanen, J. J., Bakker, A. B., & Schaufeli, W. B. (2006). Burnout and work engagement among teachers. Journal of school psychology, 43(6), 495-513.

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